เมื่อถึงเวลาต้องลาพักร้อนแล้วแต่หัวหน้าอาจลืมหรือไม่ได้เห็นการแจ้งล่วงหน้า ดังนั้นการสื่อสารเรื่องสำคัญเช่นนี้จึงต้องใช้หลายช่องทางและกำหนดช่วงเวลาให้เหมาะสม
6 สัปดาห์ถึง 6 เดือนล่วงหน้า: บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร
หากองค์กรมีระบบลาพักร้อน หรือปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน ควรบันทึกไว้ล่วงหน้า และต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าอย่างเป็นทางการ
2 สัปดาห์ล่วงหน้า: การเตือนด้วยวาจา
หากต้องการให้แน่ใจว่างานจะถูกจัดการแทนระหว่างที่คุณไม่อยู่ ควรปรึกษาเรื่องนี้กับผู้จัดการเป็นการส่วนตัวก่อนการประชุมทีม
1 สัปดาห์ล่วงหน้า: แจ้งผู้ติดต่อ
หากต้องแจ้งบุคคลภายนอก เช่น ลูกค้า หรือแผนกอื่น ควรทำเป็นลายลักษณ์อักษร โดยอีเมลหรือแอปพลิเคชันแชทที่ใช้สื่อสารปกติก็สามารถใช้ได้
2 วันทำการล่วงหน้า: ส่งข้อความอย่างเป็นทางการ
หากวันลาแรกคือวันจันทร์ ควรส่งข้อความแจ้งในวันพฤหัสบดี เพื่อให้ทุกคนที่อาจลาหรือป่วยในวันศุกร์ยังคงเห็นข้อความนั้น
ศัพท์ที่ควรรู้
- PTO (Paid Time Off) – วันหยุดพักผ่อนที่ได้รับค่าจ้าง ซึ่งเป็นสิทธิ์ที่คุณใช้เมื่อลาพักร้อน
- Human resources software – ซอฟต์แวร์ด้านทรัพยากรบุคคลที่องค์กรใช้ในการจัดการข้อมูลพนักงาน เช่น การลา
- Nonrefundable trip – การเดินทางที่ไม่สามารถขอเงินคืนได้ ซึ่งการยกเลิกจะมีค่าใช้จ่ายสูง
- Slack หรือ Microsoft Teams – แอปพลิเคชันสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่องค์กรอาจใช้ในการแจ้งให้ทราบ
ที่มา: Wired